Ein wesentlicher Bestandteil der neuen ISO 9001:2015 ist eine stärkere Gewichtung strategischer Aspekte in der Unternehmensführung. Die strategische Unternehmensanalyse und Planung werden für das Qualitätsmanagement ein wichtige Bestandteile.
Für Unternehmen wird es deshalb wichtig, externe und interne Einflussfaktoren auf ihre Organisation zu identifizieren und zu überprüfen. Im Weiteren sollen mögliche Einflussfaktoren, ihre Rolle und Auswirkungen auf das Unternehmen dargestellt und analysiert werden.
Arten von Einflussfaktoren
Einflussfaktoren lassen sich in verschiedene Gruppen unterteilen:
Globales Umfeld:
- Politische Rahmenbedingungen und mögliche Änderungen (z.B. nach Wahlen)
- Rechtliche Vorgaben und Änderungen
- Wirtschaftliches Umfeld und deren Veränderungen
- Technologisches Niveau, Einflüsse und Entwicklungen
- Ökologische Einflüsse und Entwicklungen
- Soziokulturelle Einflüsse und Entwicklungen
Wettbewerbsumfeld:
- Marktbezogene Veränderungen
- Veränderungen innerhalb der Branche
- Veränderungen und Entwicklungen der Konkurrenz
- Kundenbezogene Einflussfaktoren
Interne Ressourcen:
- Finanzen
- Bestände
- Technologie
- Personal
- Unternehmenskultur
Analyse der Einflussfaktoren des globalen Unternehmensumfelds
Bei der Analyse kann grundsätzlich davon ausgegangen werden, dass die Einflussfaktoren des globalen Umfeldes von Unternehmen nicht oder nur sehr bedingt beeinflussbar sind. Sie sind aber zu erfassen und zu analysieren, damit mögliche Chancen und Risiken daraus abgeleitet werden können.
Für die Analyse empfiehlt sich ein systematisches Vorgehen:
- Potenzielle Einflussfaktoren: Die potenziell wichtigen Faktoren müssen in diesem Schritt aufgespürt werden. (Checklisten, Interviews oder Brainstorming).
- Relevante Einflussfaktoren: Aus den gesammelten Faktoren müssen nun die 10 bis 15 wichtigsten herausgefiltert wer-den. In kleineren Mitarbeitergruppen können diese dann näher beschrieben werden.
- Bedeutende Trends: In diesem Schritt müssen die wichtigsten Umwelttrends dokumentiert und ausgewertet, sowie mögliche Konsequenzen für die Organisation abgeleitet werden.
- Unternehmensumfeld: Für eine nachhaltige Analyse ist es wichtig, das Unternehmensumfeld laufend zu beobachten.
Die Dringlichkeit der Einflussfaktoren unterscheiden und beobachten:
- hochkritische
diese sollten ständig beobachtet werden, - weniger kritische
sollten in regelmäßigen Abständen in Augenschein genommen werden - überraschende Probleme
sollten in außerplanmäßigen Beobachtungen unter die Lupe genommen werden
Analyse des Wettbewerbsumfelds
Diese Einflussfaktoren lassen sich mit einer Markt-, Branchen- oder Szenarioanalyse auswerten
Marktanalyse
Die Beobachtung der Attraktivität des Marktes. Dazu gehört die Beobachtung des Marktpotenzials (Umsatzpotenzial und das zu erwartende Marktwachstum), die Beobachtung der Beschaffenheit der Dienstleistungen und die Beobach-tung der Marktstruktur (Macht der Lieferanten, Profile und Verhaltensmuster der Kunden).
Branchenanalyse
Mit ihr lassen sich die Wettbewerbsbedingungen, die Attraktivität und die Ertragsmöglichkei-ten in einer Branche bestimmen. So geht es vor allem darum die Rivalität innerhalb der Branche,
die Gefahr des Markteintritts von neuen Wettbewerbern, die Bedrohung durch ähnliche Dienstleistungen und die Verhand-lungsstärke der Kunden zu beobachten.
Szenarioanalyse
Sie ist geeignet Sicherheiten und Unsicherheiten im Wettbewerbsumfeld darzustellen. Hierbei werden Zukunftsbilder erarbeitet, die ein Best-Case, ein Worst-Case und das wahr-scheinlichste Szenario beinhalten. Die Methode ist sehr aufwändig. Trotzdem kann sie keine sicheren Ergebnisse garantieren sondern nur vage verschiedene Szenarien präsentieren. Je nach wissenschaftlichem An-spruch können für die Szenarien nicht einmal konkrete Wahrscheinlichkeiten angegeben werden.
Analyse von Einflussfaktoren interner Unternehmensstrukturen
Neben den äußeren Einflüssen auf ein Unternehmen spielen für die strategische Unterneh-mensplanung auch die internen Strukturen und Ressourcen eine große Rolle. Denn der Erfolg eines Unternehmens wird auch immer von der Ausstattung an Ressourcen sowie von Fähigkeiten und Kompetenzen innerhalb einer Organisation bestimmt. Die Bestimmung der internen Unternehmenspotenziale lässt sich am besten mit den folgen-den Methoden vornehmen.
- Kennzahlenanalyse
lässt Rückschlüsse auf die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens zu. Hierbei spielen finanzielle Kennzahlen (wertorientierte Kennzahlen, Kennzahlen zur Rentabilität etc.) und nicht finanzielle Kennzahlen (Kennzahlen zu Prozessen, Kunden und Mitarbeitern) ei-ne Rolle. - Wertkettenanalyse
wird eine gesamte Wertschöpfungskette (angefangen bei der Kundenakquisition, über die Dienstleistungserbringung bis hin zum Kundenservice) überwacht. Natürlich werden auch die sekundären Aktivitäten wie das Personalmanagement, die Be-schaffung etc. in den Blick genommen. Für eine Analyse werden alle Tätigkeiten auf ihre Kosten und den Wertbeitrag für das Un-ternehmen überprüft. - Organisations- und Prozessanalyse
wird die Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens im Hinblick auf eine effizien-te Aufgabenerledigung beurteilt. Grundlage dafür sind z.B.Organisationshandbücher, Dokumentationen und Richtlinien. Zudem können per Mitarbeiterinterviews Aspekte wie Hierarchien, Durchlaufzeiten, Schnittstellenvereinbarungen, Kommunikationswege etc. abgefragt werden. - Kernkompetenzen
lassen sich am besten bestimmen, indem man hinterfragt, welche Dienstleistungen in den letzten Jahren erfolgreich waren, worin gerade bei diesen Dienstleistungen der Nutzen für die Kunden lag, worin sich das Unternehmen von den Wettbewerbern unterscheidet, welches die größten Mißerfolge in der Vergangenheit waren. - Unternehmenskultur
Zu guter Letzt, spielt auch die eine bedeutende Rolle für den Erfolg eines Unternehmens. Um diese auf den Prüfstand zu stellen, eignen sich Fragen wie:
– welche Routinen und Rituale gibt es ?
– was wird neuen Mitarbeitern erzählt ?
– wie hierarchisch oder flach sind die Strukturen ?
– was wird besonders überwacht und kontrolliert ?
– steht Belohnung oder Bestrafung im Vordergrund ?
SWOT-Analyse
Nachdem alle externen und internen Einflussfaktoren identifiziert und analysiert wurden, eignet sich eine SWOT-Analyse (strenghts, weaknesses, opportunities, threads), um die globale, wettbewerbsbezogene und interne Analyseperspektiven zusammenzuführen und zu verknüpfen
Folgende Fragen sind angebracht:
- Welche Stärken des Unternehmens passen zu welchen Chancen und wie lassen sich diese umsetzen?
- Welchen Risiken kann man mit welchen Stärken begegnen?
- Wo können aus Schwächen Chancen entstehen?
- Wie können Schwächen abgebaut und Risiken vermieden werden?
Die SWOT-Analyse ist somit ein wichtiger Baustein, um dem Erfolg eines Unternehmens auf die Sprünge zu helfen oder diesen zu festigen.
Quelle : EuroNis GmbH & Co. KG